FAQ: Bundesfinanzministerium klärt die wichtigsten Fragen zur E-Rechnung

13.03.2025

Seit dem 01.01.2025 sind E-Rechnungen im B2B-Bereich (von Firma zu Firma) verpflichtend, wenn leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sind. Allerdings gibt es großzügige Übergangsregelungen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € dürfen zudem weiterhin in Papierform übermittelt werden. Das Bundesfinanzministerium hat dazu online einen umfassenden Fragen-Antworten-Katalog veröffentlicht, um Unklarheiten zu beseitigen.

Die wichtigsten Aussagen im Überblick:

Rechnungsformat: Eine E‑Rechnung liegt ab 2025 vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein PDF‑Dokument fällt nicht mehr unter diese Definition.

Kleinunternehmer: Für Kleinunternehmer gilt die E-Rechnungspflicht nicht, sie können ihre Rechnungen weiter auf Papier ausstellen.

Übermittlungsweg: Auf welchem Weg die neue E-Rechnung übermittelt werden muss, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Daher kommen zum Beispiel der Versand per E‑Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbunds, die Übergabe auf einem USB‑Stick oder der Download über ein Internetportal in Betracht.

Rechnungsempfang: Unternehmen müssen ab 2025 den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen. Dazu reicht aber bereits ein bestehendes E‑Mail‑Postfach aus.

Übergangsfrist: Bis zum 31.12.2026 können alle Rechnungsaussteller statt einer E‑Rechnung auch noch eine sonstige Rechnung ausstellen (z.B. eine E-Mail mit PDF-Datei oder eine Papierrechnung).

Eine E-Mail mit einer PDF‑Datei kann aber (wie bisher) nur verwendet werden, wenn der Empfänger diesem Format zustimmt. Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 € verlängert sich die Übergangsfrist bis zum 31.12.2027. Erst nach Ablauf dieser Übergangsfristen ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen die Verwendung einer E‑Rechnung also tatsächlich verpflichtend.